Hiện nay, các văn phòng nhỏ có rất nhiều lựa chọn máy in và phổ biến nhất là ba loại: máy in màu (inkjet và laser), máy in đơn sắc (laser) và máy in đa năng. Dưới đây là một số kinh nghiệm chọn mua và 4 gợi ý máy in tốt nhất.
Một máy in tốt cho các doanh nghiệp nhỏ và các phòng làm việc tại gia đình phải có tốc độ in nhanh và cho bản in đẹp bất kể là in trên giấy thường hay giấy đặc biệt. Những model cao cấp phải có khay chứa được nhiều trang và chế độ in hai mặt tự động. Các máy in đa năng được tích hợp nhiều chức năng mà hiệu quả không giảm, với chi phí luôn nhỏ hơn tổng giá các máy đơn chức năng tương ứng cộng lại.
Tiêu chí lựa chọn
Có thể bạn đang phân vân không biết trong trường hợp nào thì dùng máy in phun (inkjet) hoặc máy in đen trắng, khi nào thì chọn máy in đa năng. Bạn có thể tham khảo những kinh nghiệm dưới đây để chọn máy in cho phù hợp.
Máy in phun cho đồ họa, laser cho text
Khi lựa chọn công nghệ máy in bạn cần xác định ứng dụng thường xuyên nhất là gì. Bạn thường in các bản in màu, ảnh hoặc bản vẽ hay chỉ in text? Máy in phun trội hơn về in ảnh và đồ họa, nhưng lại đuối hơn về tốc độ và chất lượng text. Nó cho phép thể hiện được một dải rộng các màu sắc và cho ảnh mượt mà hơn hầu hết các máy in màu công nghệ laser. Tuy nhiên, chúng có chi phí cao hơn rất nhiều bởi giấy chuyên dụng và hộp mực của máy in này đều rất đắt đỏ.
Trong khi đó, máy in laser đạt tiêu chuẩn vàng về in text chính xác. Còn các máy in màu laser là gợi ý kinh tế hơn cho các bản vẽ, lưu đồ và logo.
Inkjet cho người in ít, laser để in nhiều
Nếu bạn in với số lượng nhiều hoặc để cho nhiều người cùng nối với máy thì công nghệ laser phù hợp hơn. Máy in laser có tốc độ in nhanh, khay chứa được nhiều giấy và chi phí vận hành cũng thấp hơn bởi chu kỳ đổ mực, thay catridge dài hơn. Các máy in có chế độ in hai mặt sẽ giúp tiết kiệm giấy hơn.
Các văn phòng với nhu cầu in dưới 100 trang mỗi ngày có thể bằng lòng với một máy in màu inkjet. Một số mẫu máy in phun inkjet được định hướng cho văn phòng sẽ có tốc độ in nhanh hơn hẳn, sức chứa của khay giấy lớn hơn và chất lượng in text trên giấy thường cũng khả dĩ hơn.
Máy in đa năng - đầu tư hiệu quả
Ngày một nhiều các văn phòng sắm máy in đa chức năng: máy in kiêm máy copy, máy scan và máy fax. Đây là đề xuất vừa gọn gàng vừa kinh tế cho các văn phòng eo hẹp diện tích. Giá một máy in này luôn nhỏ hơn giá tất cả các máy đơn chức năng cộng lại. Các máy không có chức năng fax giá sẽ rẻ hơn một chút.
Đổi lại, so với các máy in một chức năng, máy đa năng có giá thành hiển nhiên cao hơn và yêu cầu xếp hàng chờ đợi khi một người thì đang in một văn bản nhiều trang còn người khác muốn copy, scan hoặc chuyển fax.
Hiện nay còn có một công nghệ in khác là solid-ink đã được sử dụng trong máy in Xerox, giúp tiết kiệm hơn trong việc vận hành đặc biệt là giấy mực. Tuy nhiên, công nghệ in này cho text nhạt hơn so với công nghệ laser.
Những máy in dưới đây được PCWorld đánh giá cao nhất trong số những máy in văn phòng nhỏ qua thử nghiệm. Chiếc Canon Pixma iP4500 và Dell 1720dn đứng đầu về tổng hòa mọi mặt bên cạnh giá thành phải chăng trong khi chiếc HP OfficeJet Pro L7680 giá hơi cao nhưng lại giàu tính năng và tốc độ in nhanh hơn đáng kể.
Canon Pixma iP4500
Máy in phun (inkjet) này là đối thủ đáng gờm của các máy in màu laser cấp thấp về tốc độ, và đứng trên nhiều mẫu máy in inkjet giá cao khác về mọi mặt. Chất lượng bản in khá nét ngay cả với giấy thường và ít khi bị nhòe kể cả với các font chữ phức tạp. Đổi lại nếu các máy in laser chỉ mạnh về in các văn bản toàn chữ thì iP4500 còn in ảnh cũng rất ấn tượng. Chế độ in hai mặt là một tính năng tăng điểm nữa của iP4500. Điểm yếu của máy in màu này là các nút điều khiển chỉ dùng biểu tượng chứ không có nhãn và khi in ảnh, mặt người hơi ngả vàng.
Dell Laser Printer 1720dn
Dell 1720dn có giá thành hợp lý, thiết kế tốt và tốc độ đáng nể phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Máy có thể in đen trắng với tốc độ lên tới 29 trang/phút. Nó bao gồm khá nhiều tính năng hữu ích bao gồm chế độ in hai mặt tự động trong khi panel điều khiển được dán nhãn rõ ràng. Nhược điểm của Dell 1720dn là khay giấy chính hơi nông tạo cảm giác không chắc chắn. Mặt khác, dù các nút có nhãn rõ ràng, nhiều đèn báo vẫn cần bạn phải mở sách hướng dẫn để biết nó định “nói” gì.
HP OfficeJet Pro L7680
L7680 là một máy in đa năng tất cả trong một bao gồm cả khả năng fax mà bất kỳ một công ty nhỏ nào cũng cần. Tốc độ in nhanh, sử dụng tiết kiệm làm nó trở thành lựa chọn kinh tế về lâu dài mặc dù giá bán không hề rẻ.
Dell Color Laser Printer 1320c
Dell 1320c lại cho chất lượng bản in màu sắc nét đáng ngạc nhiên. Nó có thể in ảnh chất lượng cao với tốc độ 3,1 trang/phút, cho ảnh mượt mà, sống động hiếm thấy và màu sắc cũng khá gần với tự nhiên. Đổi lại, việc in văn bản lại hơi “rùa” và cartridge có dung lượng thấp (từ 1000-2000 bản in) nên chi phí cho mỗi bản in trở thành khá cao. Những văn phòng nhỏ với việc in ấn vừa phải sẽ không cảm thấy chi phí đội lên nhưng nơi in nhiều thì dùng 1320c rõ ràng là không kinh tế.