Qua khảo sát 1.700 công ty ở châu Âu, tổ chức Dynamics Markets cho biết 42% quản trị mạng thừa nhận họ không tự động sao lưu dự phòng (back up) dữ liệu trong máy tính xách tay và các thiết bị di động khác.
Đa số e-mail được back up mỗi đêm nhưng chỉ 4% các tổ chức thực hiện khâu này trong ngày, khiến nhiều thông tin quan trọng có nguy cơ bị mất sạch.
E-mail hiện đóng vai trò lớn trong các doanh nghiệp và được coi là công cụ giao tiếp hiệu quả và hợp pháp. Những thư điện tử từ nhiều năm trước thậm chí có thể được đem ra làm chứng cứ cho các vụ kiện. Tuy nhiên, khoảng 71% các nhà quản trị không lưu lại e-mail của những nhân viên đã rời công ty.
Somerfield, một mắt xích trong 1.200 gian hàng tạp phẩm ở Anh, bắt đầu lưu trữ e-mail từ 4 năm trước bởi ngày càng nhiều hợp đồng được ấn định qua thư điện tử. Khi một cơ quan điều tiết của chính phủ Anh thanh tra về giá bán thuốc lá và yêu cầu xem xét mọi cuộc thảo luận về giá cả của Somerfield với nhà cung cấp, họ chỉ mất 15 phút để tập hợp e-mail và ghi chúng sang đĩa CD. Trong khi đó, các luật sư cần tới 4 tuần để thu thập toàn bộ những dữ liệu trước khi hệ thống back up thư điện tử được triển khai.