Để có thể làm việc từ xa hiệu quả bạn cần phải đảm bảo có máy tính kết nối Internet, sử dụng thành thạo các phần mềm lưu trữ, bảo mật riêng của cơ quan.
Cần chuẩn bị những gì khi làm việc từ xa?
1. Đường truyền Internet ổn định
Để làm việc từ xa bạn cần phải đảm bảo kết nối với một mạng Wi-Fi ổn định và an toàn. Bạn sẽ không thể làm việc từ xa nếu không có kết nối Internet hoặc mạng gia đình chập chờn. Bởi vậy trước khi bắt đầu làm online ở nhà bạn cần phải kiểm tra lại gói cước, đo tốc độ Internet thực tế trong nhà và có những thay đổi phù hợp.
2. Máy tính
Laptop, máy tính là thứ không thể thiếu bạn cần chuẩn bị khi bạn làm việc từ xa.
Máy tính hay laptop có kết nối Internet là thiết bị không thể thiếu bạn cần chuẩn bị khi bạn làm việc từ xa. Một chiếc laptop có các chức năng cơ bản như soạn thảo văn bản, chỉnh sửa hình ảnh, dựng video... Bạn có thể dùng máy tính cá nhân khi làm việc ở nhà hay tuỳ từng công ty sẽ cấp laptop riêng để đảm bảo tính bảo mật của công việc.
3. Chuẩn bị không gian làm việc
Nếu bạn làm việc từ xa hay tại nhà, bạn cần phải kiểm soát chặt chẽ hơn những gì mình làm. Hãy đảm bảo không gian làm việc đầy đủ đồ dùng (máy in, máy tính, dụng cụ làm việc chuyên dụng,..) để không cản trở năng suất của bạn. Ngoài ra, làm việc ở nhà, bạn cũng nên lưu ý về không gian riêng tư trong các buổi họp online. Đảm bảo các thiết bị ghi hình, thu âm đã được tắt khi không dùng đến.
4. Phần mềm, lưu trữ
Khi làm việc từ xa việc trao đổi qua email, các ứng dụng nhắn tin là điều bắt buộc. Bởi vậy, để làm việc từ xa hiệu quả máy tính của bạn cần phải cài những phần mềm làm việc online chuyên biệt để quản lý, thống kê, báo cáo công việc hàng ngày. Bạn phải cài đúng phần mềm công ty sử dụng. Nếu công ty không có sẵn hệ thống lưu trữ riêng, bạn có thể dùng một số giải pháp miễn phí từ Google, Apple, Microsoft hoặc Dropbox để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu.
5. Tai nghe, camera
Tai nghe là thiết bị không thể thiếu trong những buổi họp online khi bạn làm việc từ xa. Ngoài ra, nếu cần thiết bạn nên sử dụng tai nghe có micro để mọi người có thể nghe được mình nói. Ngoài ra, để tiện trao đổi công việc bạn cần phải đản bảo camera ở máy tính luôn sẵn sàng cho những cuộc gọi trực tuyến.
6. Điện thoại
Điện thoại là thiết bị quan trọng nhất giúp bạn làm việc từ xa.
Điện thoại là thiết bị quan trọng nhất giúp bạn làm việc từ xa có hiệu quả và không bị gián đoạn. Trong trường hợp Internet chập chờn hoặc bị mất điện, bạn sẽ cần điện thoại để thông báo cho mọi người. Trong một số trường hợp, bạn có thể làm việc trực tiếp làm việc trên điện thoại di động.