Bí quyết giúp hiệu suất làm việc của bạn có thể tăng gần 80%

Não bộ có một kho tàng, hứa hẹn trao cho những ai tìm ra nó một trí tuệ minh mẫn và sáng suốt hơn.

Con người chỉ sử dụng được 10% não bộ của họ? Không đâu, đây là một niềm tin sai lầm nhưng lại rất phổ biến. “Điều này không những không chính xác mà còn chẳng có ý nghĩa gì cả”, giáo sư khoa học thần kinh Earl Miller tại Viện Công nghệ Massachusetts cho biết. “Ngay cả làm những việc đơn giản nhất cũng đã sử dụng đến phần lớn não bộ của chúng ta rồi”.

Mặc dù vậy, không phải não bộ chúng ta không có những phần sức mạnh tiềm ẩn chưa được khai phá. Đó vẫn là một kho tàng, hứa hẹn trao cho những ai tìm ra nó một trí tuệ minh mẫn và sáng suốt hơn.

Giáo sư Miller biết chiếc chìa khóa để mở nó. Ông hé lộ: “Thứ lớn nhất đang cản trở nhận thức của chúng ta chính là sự phân tâm”. Phân tâm làm cạn kiệt khả năng tập trung của não bộ. Một trong những cách tốt nhất, để khai thác khả năng của bạn nhiều hơn, là đưa não vào một vòng làm việc không hề bị ngắt quãng.

Bạn có thể làm gì để khai thác tiềm năng của não bộ? Hóa ra câu trả lời rất đơn giản.

Hãy tưởng tượng tâm trí của bạn như cơ bắp

Chúng đều cần tập luyện thì mới khỏe mạnh lên được. Tuy nhiên, luyện tập não bộ không phải chỉ là việc chơi cờ hay những game cân não như Sodoku. Giáo sư Miller cho biết bạn còn phải đưa não bộ vào những bài luyện tập trung kéo dài, không hề có gián đoạn.

Nói ngắn gọn và đơn giản, một bộ não bị phân tâm là một bộ não ngờ ngệch. Thật không may, bản chất tự nhiên của chúng ta lại là vậy. “Con người tò mò và luôn quan tâm đến những gì diễn ra xung quanh. Do đó, rất khó để bỏ ngoài tai mọi thứ và tập trung chỉ cho một việc”, giáo sư Miller nói.

Ngày nay, sự phân tâm giăng bẫy bạn khắp mọi nơi, với những email, tin nhắn chợt đến hay nhu cầu cập nhật thông tin từ mạng xã hội. “Mọi người cứ nghĩ họ có thể "multitask", để làm nhiều việc một lúc mà không mất tập trung”.

“Nhưng có rất nhiều nghiên cứu chỉ ra chuyển qua chuyển lại giữa các tác vụ đưa con người vào một sai lầm. Nó khiến chúng ta phải nghĩ đi nghĩ lại những điều trùng lặp và lãng phí rất nhiều thời gian”, giáo sư Miller nói.

Những gián đoạn trong suy nghĩ ngăn cản chúng ta đến với những nhận thức sáng tạo và sâu sắc hơn. Bởi một khi não bộ bị bắn phá bởi sự phân tâm, “những suy nghĩ sẽ trở nên hời hợt, và bạn không thể đi sâu hơn vào con đường dẫn đến nơi ý tưởng mới xuất hiện”.

Không chỉ giáo sư Miller, nhiều chuyên gia khác cũng đồng ý với ông về điều này. Phó giáo sư Sophie Leroy tại Đại học Washington cho biết trong một nghiên cứu của bà: Chuyển đổi giữa các tác vụ có thể dẫn đến một hiện tượng được gọi là “dư âm chú ý”.

Khi bạn ra lệnh chuyển đổi nhanh chóng giữa các tác vụ, não sẽ luôn có xu hướng loại hoàn toàn khỏi đầu những suy nghĩ về nhiệm vụ trước. Nó chỉ muốn chuyển toàn tâm toàn ý sang nhiệm vụ mới.

“Thử ví dụ tôi đang làm việc với một dự án rồi đột nhiên có một cuộc họp. Tôi có thể đã ngồi vào cuộc họp rồi, nhưng não bộ của tôi vẫn còn phải cố gắng tìm ra cánh cửa, để đóng lại những suy nghĩ về dự án vừa nãy. Thế thì những câu hỏi và ý tưởng về dự án vẫn kịp can thiệp vào khả năng tập trung của tôi”, phó giáo sư Sophie nói.

Bạn càng có nhiều tác vụ yêu cầu bộ não xử lý trong thời gian ngắn, nhận thức của bạn càng tích tụ nhiều lần xáo trộn. Năng lực não bộ của bạn vì thế mà giảm sút.

Nhiều nghiên cứu chỉ ra chuyển qua chuyển lại giữa các tác vụ là cách làm việc sai lầm.

Calvin Newport là một phó giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown. Ông từng viết một cuốn sách khoa học thường thức có tựa đề “Chìm sâu vào công việc: Những nguyên tắc để tập trung giữa một thế giới hỗn loạn”. Cuốn sách trình bày những gì mà khoa học biết về sự suy giảm nhận thức bằng một ngôn ngữ rất đời thường.

“Theo như mọi người vẫn nói, chúng ta bị giảm 50% năng suất làm việc và khả năng nhận thức khi ở trong trạng thái phân tâm”, Newport cho biết. Và mặc dù việc kiểm tra một tin nhắn hoặc lướt qua mạng xã hội chỉ mất có một giây, khoảng thời gian bạn mất cho những việc như vậy không tỷ lệ thuận với mức độ phân tâm như bạn nghĩ.

Nghĩa là 1 giây có thể ngắn với bạn, nhưng chỉ cần có thế mà độ tập trung của não đã suy giảm rất nhiều.

Chính Newport đã trải nghiệm sự gia tăng hiệu suất làm việc trong khoảng thời gian ông viết cuốn sách gần đây nhất của mình. Điều ông làm đơn giản chỉ là lập kế hoạch làm việc và chỉ dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để kiểm tra email, và điện thoại. Toàn bộ phần thời gian còn lại dành hoàn toàn cho việc viết sách và thực hiện nghiên cứu ở trường đại học.

“Tôi đã có ít thời gian hơn cho công việc thường ngày ở trường đại học, bởi ở thời điểm đó tôi vừa phải nghiên cứu và vừa viết sách”, Newport nói. “Nhưng số lượng bài báo chất lượng của tôi xuất bản trong năm đó đã tăng lên tới một nửa”.

Một trong những cách tốt nhất rèn giũa sự tập trung của bạn, và tăng cường khả năng não bộ là sắp xếp một lịch làm việc ít gián đoạn nhất, tập trung vào những nhiệm vụ chính có ý nghĩa với bạn. “Chẳng phải hiếm người thực hiện điều này và báo cáo rằng năng suất làm việc của họ đã cải thiện”, Newport nói.

Điều này là rất quan trọng: Hoàn thành xong xuôi rồi đánh giá một công việc trước khi bạn chuyển sang một công việc khác. “Nếu có một cuộc họp lúc 11 giờ, hầu hết mọi người sẽ làm việc đến 10h59 rồi vội vội vàng vàng tới cuộc họp”, Sophia nói. “Làm việc kiểu này không cho não bộ thời gian chốt lại những gì đã hoàn thành và dự trù những gì cần làm tiếp theo. Và do đó, cánh cửa giữa hai công việc còn chưa được đóng lại”.

Bộ não của bạn thì cần đóng cánh cửa này. Bởi chí có vậy, nó mới chuyển được hoàn toàn hiệu suất làm việc từ tác vụ trước sang tác vụ sau, Sophia nhấn mạnh.

Bà khuyên mọi người nên dành một khoảng thời gian giữa các công việc trí óc, một đến hai phút để nhìn lại điều mà bạn vừa thực hiện. “Hãy viết xuống giấy rằng bạn đã hoàn thành nó đến đâu và điều gì là thứ bạn muốn làm ngay khi có dịp quay lại công việc ấy”, Sophia nói.

Trong một thí nghiệm mà bà đã thực hiện, những người làm được việc đơn giản này đã cải thiện được hiệu suất làm việc của mình thêm 79%, so với những người không thực hiện nó.

Điện thoại có phải là thứ đang làm phiền sự tập trung của bạn rất nhiều?

Còn một tuyệt chiêu nữa, nghe có vẻ đơn giản nhưng sẽ rất khó thực hiện: Cài vào cuộc sống của bạn một vài khoảnh khắc nhàn rỗi thực sự.

“Nếu bạn đang nói chuyện điện thoại thì không tính, nhưng một khi ngồi một mình ở nơi nào đó, hãy thử để điện thoại sang một bên và đừng nhìn vào màn hình”, Newport ví dụ. Hầu hết chúng ta cần một chút nghỉ ngơi giữa giờ để tập trung trở lại những công việc đòi hỏi nhiều thời gian giải quyết. “Trong khoảng thời gian đó, não bộ phải cực kỳ thoải mái và không nên bị kích thích bởi ánh sáng từ các thiết bị như điện thoại”.

Theo phó giáo sư Sophia, sự gián đoạn tập trung dành cho các công việc lặt vặt như tin nhắn, email và mạng xã hội giống như đường. Chúng ta luôn thích ăn đồ ngọt, nghĩ rằng mình chỉ ăn một chút thôi nhưng dần dần trở nên nghiện.

“Nếu bạn dành nhiều thời gian hơn để multitask và thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc, sẽ mất nhiều thời gian hơn để dạy cho não bộ có được sự tập trung trở lại”, Sophia nói. Bởi vậy, chìa khóa cuối cùng để khai thác não bộ của bạn nhiều hơn chính là rèn luyện một thứ rất quen thuộc: sự tập trung.