Gắn thẻ dữ liệu giúp quản lý và tra cứu dễ dàng

Công nghệ tìm kiếm qua Internet thế hệ mới cũng có thể được áp dụng để tổ chức và tra cứu trong mạng Intranet của doanh nghiệp. Do vậy, các công ty gắn thẻ (tag) mô tả và phân loại tài liệu sẽ có ưu thế hơn những tổ chức bỏ qua thao tác này.

Clare Hart, Phó giám đốc điều hành hãng Dow Jones & Co. và là chủ tịch của trang dịch vụ thông tin trực tuyến Factiva, kể lại chuyện một nhân viên đã soạn bản kế hoạch chi tiết về triển vọng thu hút khách hàng. Sau hai tuần tập trung nghiên cứu và xây dựng, anh ta phát hiện dự án của mình đang nằm ngay trên máy in của công ty. "Tình trạng đó diễn ra ở mọi nơi", Hart khẳng định. "Gắn thẻ mô tả dữ liệu giống như một hình thức 'đóng dấu bản quyền' của tác giả, đồng thời tránh lãng phí thời gian tìm kiếm file".

Tuần trước, các chuyên gia công nghệ thông tin tham gia Hội thảo World Wide Web toàn cầu (WWW2006) tại Edinburgh (Scotland) cũng đề cập đến viễn cảnh máy tính sẽ có khả năng diễn giải các mô tả được đính kèm trong dữ liệu, sau đó kết nối thông minh giữa các file liên quan để tạo nên thế giới Semantic Web (web ngữ nghĩa).

Ý tưởng này không chỉ dành cho Internet mà cả mạng Intranet. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đưa ra những quy định riêng để kiểm soát tài liệu và cho phép những ai có thể truy cập file. Tiếp đó, mọi người cần phân loại những thông tin nào sẽ được hiển thị qua các từ khóa tìm kiếm.

Dịch vụ tin tức trực tuyến Factiva đã sử dụng cơ chế gắn thẻ tự động cho 80% trong số 5 triệu file họ thu thập được. Dữ liệu được phân chia theo các mục: công ty, ngành công nghiệp, vùng, chủ đề và ngôn ngữ. 20% thông tin còn lại vẫn được xếp loại thủ công.

"Với tôi, xu hướng Web 2.0 chỉ đơn giản được hiểu là Web sẽ phục vụ tôi, chứ tôi không muốn phải phục vụ web. Mất tới vài giờ mới tìm được thứ mình cần không phải điều tôi mong đợi", Hart nói.

T.N.