Giao tiếp không phải là nói về bạn, về quan điểm của bạn, về vị trí hay hoàn cảnh của bạn, mà giao tiếp là giúp đỡ người khác bằng cách đáp ứng nhu cầu của họ, thấu hiểu những mối quan tâm của họ, và tạo giá trị cho cuộc sống họ.
Nếu không phải là một người có kỹ năng giao tiếp tốt thì bạn không thể nào trở thành một nhà lãnh đạo tuyệt vời. Chìa khoá để trở thành một người giao tiếp tài ba rất hiếm khi được tìm thấy trong sách vở và những khoá học học thuật. Từ những ngày đầu tiên đến lớp, tôi được hướng dẫn là tập trung vào việc phát âm, từ vựng, cách truyền đạt, ngữ pháp, cú pháp và những thứ tương tự. Nói cách khác, chúng ta được dạy là hãy tập trung vào chính mình.
Nhưng những yếu tố tinh tế hơn của việc giao tiếp thì hiếm khi được dạy trên lớp, điều mà các nhà lãnh đạo rất cần.
Nếu không phải là một người có kỹ năng giao tiếp tốt thì bạn không thể nào trở thành một nhà lãnh đạo tuyệt vời.
Đó là khả năng phát triển nhận thức sâu sắc bên ngoài, khiến những người giao tiếp tài ba khác biệt với những người không có sự chuẩn bị về nhận thức khi giao tiếp với người đối diện. Hãy xem xét các nhà lãnh đạo vĩ đại nhất thế giới này và bạn sẽ thấy họ là những người giao tiếp đặc biệt. Họ có thể nói về ý tưởng của mình, nhưng họ nói ý tưởng đó theo cảm xúc và khát vọng của bạn. Họ nhận ra nếu chủ đề của họ không lay động được người nghe thì có khả năng người đối diện sẽ không hiểu những gì mình nói và không đạt được mục đích giao tiếp.
Điểm chung tuyệt vời nhất của một người có kỹ năng giao tiếp là họ có ý thức cao về nhận thức tình huống và bối cảnh. Những người giao tiếp tốt nhất là những người biết lắng nghe sâu sắc, và có những quan sát tỉ mỉ. Những người có kỹ năng giao tiếp thì có khả năng hiểu được một người/một nhóm người qua tâm trạng, sự năng động, thái độ, giá trị và mối quan tâm của người đối diện. Họ không chỉ hiểu rõ về môi trường mà còn có khả năng kỳ lạ về điều chỉnh lời nói của mình cho phù hợp với bối cảnh mà không trật nhịp nào. Những lời nói ra không phải là nói về chính mình, mà là đáp ứng 100% nhu cầu và mong đợi của người đối diện.
Vậy làm thế nào để bạn đo được khả năng của mình đã đạt đến cảnh giới của người giao tiếp tuyệt vời hay chưa? Câu trả lời là bạn sẽ phải đạt được 10 nguyên tắc mà người khác hay sử dụng sau:
1. Không nói dối
Hầu hết mọi người sẽ không mở lòng với người mà họ không tin tưởng. Khi mọi người cảm nhận được rằng người lãnh đạo đáng để họ tin tưởng, họ sẽ dành thời gian và chấp nhận rủi ro theo cái cách mà họ không bao giờ làm với nhà lãnh đạo xấu xa và vô liêm sỉ. Khi bạn nỗ lực để ai đó tin tưởng, thường nó sẽ không có tác dụng. Lòng tin tốt nhất là nên được tạo ra từ những hành động, suy nghĩ và quyết định đúng đắn. Hãy nhớ rằng người ta sẽ tha thứ cho bạn rất nhiều điều khi mà họ có lòng tin, nhưng họ rất hiếm khi tha thứ điều gì đó nếu họ không có niềm tin nơi bạn.
2. Cá nhân
Đừng nói những thông tin công ty và bắt đầu những cuộc hội thoại về tổ chức. Bạn nên nhớ, cuộc trò chuyện càng cá nhân và càng hấp dẫn thì hiệu quả giao tiếp càng cao. Có một sự thật thú vị: "Người ta sẽ không quan tâm là bạn biết được bao nhiêu cho đến khi họ biết rằng là bạn quan tâm đến mức nào".
Một lý thuyết kinh doanh cổ điển nói rằng các nhà lãnh đạo luôn giữ khoảng cách an toàn. Tôi nói rằng bạn hãy giữ khoảng cách an toàn nếu bạn muốn biết được một sự thật cực kỳ rõ ràng trong bóng tối. Nếu bạn không phát triển một mối quan hệ có ý nghĩa đối với mọi người, bạn sẽ không bao giờ biết được họ đang nghĩ gì cho đến khi quá muộn, và bạn chẳng thể làm được gì.
Bạn nên nhớ, cuộc trò chuyện càng cá nhân và càng hấp dẫn thì hiệu quả giao tiếp càng cao.
3. Cụ thể
Mức độ cụ thể thì tốt hơn sự mơ hồ gấp nhiều lần: hãy học cách giao tiếp rõ ràng. Đơn giản và súc tích thì luôn luôn tốt hơn là phức tạp và khó hiểu. Thời gian chưa bao giờ là một thứ hàng hoá quý giá như thời đại ngày nay. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo học cách cắt giảm để theo đuổi và đạt được mục tiêu, và quan trọng là bạn cũng phải mong đợi người khác làm điều tương tự như bạn.
Nếu bạn không hiểu được giá trị của tính ngắn gọn và rõ ràng, chắc chắn bạn sẽ không có cơ hội tự mình đạt được đến mức độ chi tiết vì người khác sẽ không thèm lắng nghe bạn nữa rồi, trước khi bạn tự mình đạt được. Mục tiêu của bạn là loại bỏ những thứ thừa thãi và làm cho lời nói của bạn có giá trị.
4. Tập trung vào lời nói người khác chứ không phải vào lời nói chính mình
Những người giao tiếp tốt nhất không chỉ là có kỹ năng học hỏi mà còn có khả năng tập hợp những thông tin trong khi giao tiếp, họ còn có khả năng truyền đạt ý tưởng, sắp xếp các kỳ vọng, hành động truyền cảm hứng và truyền bá tầm nhìn của họ.
Điều cơ bản nhất là hãy tiếp cận người đối diện với một trái tim của một người hầu. Khi bạn thực sự tập trung cho đi hơn là nhận lại, bạn sẽ hoàn thành được mục tiêu của mình. Mặc dù điều này nghe có vẻ phản trực giác, nhưng nếu bạn tập trung vào các mong muốn, nhu cầu và khát vọng của người khác, bạn sẽ học được nhiều điều hơn bao giờ hết so với khi bạn chỉ tập trung vào những gì mình cần.
4. Có một tư tưởng thoáng
Tôi thường nói rằng sự cứng nhắc của một con người bảo thủ là yếu tố lớn nhất ngăn cản bạn đến với những cơ hội mới. Một nhà lãnh đạo luôn đưa mình lên một tầm cao mới khi họ sẵn lòng tìm kiếm những người có quan điểm bất đồng và lập trường chống đối. Mục tiêu của họ không phải là thay đổi tư tưởng của họ, nhưng là để hiểu được họ đang nghĩ gì.
Tôi luôn cảm thấy ngạc nhiên khi nhiều người tỏ ra sợ hãi với những quan điểm trái ngược, trong khi đó họ nên cảm thấy tò mò và thích thú. Hãy mở lòng ra với những người đang đứng trước bạn, thử thách bạn, làm bạn xoắn não, và phát triển bản thân bạn. Hãy nhớ rằng, ý kiến không quan trọng, quan trọng là bạn sẵn lòng thảo luận về nó với một trái tim và tâm trí phóng khoáng.
5. Im lặng và lắng nghe
Những người lãnh đạo tuyệt vời thì biết khi nào nên nói, khi nào nên im lặng và khi nào nên lắng nghe (thường họ sẽ im lặng và lắng nghe). Đơn giản là nếu bạn cứ truyền phát thông điệp chán ngắt của mình thì bạn sẽ không bao giờ có được kết quả như khi bạn tham gia vào cuộc trò chuyện qua lại.
Khi bạn đã quen với chuyện tắt ánh hào quang của mình đi, bạn sẽ hiểu được là kiến thức không có được bằng môi, nhưng là bằng cái tai, đây chính là bước đầu tiên để bạn trở thành một người giao tiếp tốt.
6. Gạt bỏ cái tôi, thay thế vào đó là sự cảm thông
Từ lâu tôi đã khuyên các nhà lãnh đạo rằng đừng để cái tôi quyết định tài năng của mình, nó không được mua bằng tiền. Khi sự thành tâm của bạn được thể hiện cùng với sự cảm thông và quan tâm chứ không phải sự kiêu ngạo của một người có cái tôi lớn, thì điều tốt đẹp sẽ đến với bạn.
Những người giao tiếp có tâm hồn thấu cảm luôn cho chúng ta cảm nhận được mức độ xác thực và minh bạch, và những người luôn che giấu bộ mặt thật bởi cái tôi mong manh thì không làm cho chúng ta cảm nhận được điều đó. Hiểu được nguyên tắc giao tiếp này giúp bạn biến tức giận thành sự tôn trọng và biến nghi ngờ thành niềm tin.
7. Đọc được hàm ý của người đối diện
Hãy dành một chút thời gian và suy nghĩ về bất kỳ nhà lãnh đạo vĩ đại nào xuất hiện trong tâm trí, bạn sẽ thấy rằng họ rất giỏi đọc được hàm ý của người khác. Họ có khả năng kỳ diệu để hiểu được những gì không được nói, không được chứng kiến, hoặc không được nghe. Lãnh đạo không được xem như là một cái bằng cấp để bạn tăng trọng lượng lời nói.
Thay vào đó, các nhà lãnh đạo sắc sảo biết rằng để tiến xa hơn, họ phải dùng cách rút lui thay vì phát biểu. Trong thời đại giao tiếp tức thời như hiện nay, mọi người có vẻ vội vàng nói ra những gì họ nghĩ đến nỗi họ không nhận ra được người khác đang nghĩ gì. Hãy nhìn vào người đối diện, lắng nghe, im lặng và bạn sẽ ngạc nhiên về sự phát triển nhận thức của bạn và của tổ chức bạn.
Bạn nói cái gì không quan trọng, quan trọng là cách bạn nói vấn đề đó như thế nào.
8. Hãy biết bạn đang nói những gì
Hiểu những gì mình nói là rất quan trọng. Nếu bạn không có chuyên môn về chủ đề bạn nói thì sẽ rất ít người muốn dành thời gian cho bạn. Hầu hết những người thành công có không có hứng thú lắng nghe những cá nhân không biết tạo giá trị trong một tình huống hay là một chủ đề, nhưng lại ép buộc bản thân phải tham gia vào một cuộc hội thoại để người khác nghe họ.
Bạn có thể giả mạo trôi chảy trong một thời gian dài, nhưng đối với nhiều người tôi biết nhanh và lắt léo thì không đáng tin. Bạn đã từng nghe câu nói là "Bạn nói cái gì không quan trọng, quan trọng là cách bạn nói vấn đề đó như thế nào." Và mặc dù là trong câu nói trên đã có một sự thật, tôi vẫn muốn nhắc bạn rằng điều bạn nói ra thực sự quan trọng. Người giao tiếp tuyệt vời là người biết nói cả "cái gì" và cả "như thế nào", họ không phải trở thành người nói suông, người chỉ biết gây ấn tượng với người khác bằng hình thức.
9. Nói chuyện với một nhóm người trong tư cách cá nhân
Người lãnh đạo không phải lúc nào cũng có thể nói chuyện với từng cá nhân trong một môi trường thân mật. Những người giao tiếp tuyệt vời có thể điều chỉnh một thông điệp sao cho họ có thể nói trước một cuộc hội nghị 10 người hay trong một khán phòng 10.000 người nhưng lại cảm thấy như thể mình đang nói chuyện trực tiếp với mỗi một cá nhân trong khán đài. Biết cách hiểu môi trường, xây dựng sự tín nhiệm, lòng tin, và các mối quan hệ là chìa khoá để thành công trong giao tiếp.
10. Hãy sẵn sàng trao đổi tin nhắn khi cần
Một yếu tố khác trong chiến lược giao tiếp mà ít khi được nhắc đến là làm thế nào để ngăn chặn những tin nhắn khỏi trở nên tồi tệ, và phải làm gì khi mọi việc trở nên tồi tệ. Đây được gọi là sự chuẩn bị và phát triển một kế hoạch dự bị. Một lần nữa hãy nhớ rằng để giao tiếp thành công, mục tiêu của bạn phải phù hợp với cá nhân tương tác với bạn.
Nếu chuyên môn, sự đồng cảm, tính minh bạch,... không có tác dụng thì bạn cần có một sự tác động khác bằng cách nhanh chóng thay đổi mọi thứ. Sử dụng những câu hỏi hấp dẫn, hài hước, câu chuyện, phân tích, dữ liệu liên quan và khi cần, dùng luôn cả những tuyên bố táo bạo để kết nối và thu hút sự tự tin, sự tin tưởng khiến cho mọi người muốn tham gia.
Mặc dù đôi lúc ta cần thứ gì đó "sốc và kinh hoàng", nhưng chiến thuật này chỉ nên dùng như là phương cách cuối cùng. Đừng cho rằng ai đó đã sẵn sàng trò chuyện với bạn chỉ bởi vì bạn sẵn sàng trao đổi với họ. Dành thời gian để mở đường cho một cuộc trò chuyện hiệu quả thì tốt hơn nhiều so với việc trở thành một người bất cẩn trong giao tiếp.
Nếu bạn không thể làm rõ thông điệp của mình bằng kiến thức, logic kinh doanh, lý do, sự thấu cảm, … thì bạn sẽ thấy là chỉ có người điếc mới chấp nhận thông điệp mà bạn nói là sẽ làm rõ sau.
Điểm mấu chốt ở đây là bất cứ khi nào bạn có một thông điệp muốn trao đổi (kể cả trực tiếp hay gián tiếp) thì hãy chắc chắn rằng thông điệp đó là hoàn toàn đúng sự thật, được lý luận và chứng minh bằng logic kinh doanh sắc sảo, cụ thể, nhất quán, rõ ràng và chính xác. Dành thêm một ít thời gian nữa để trau chuốt lời nói của bạn, nó giúp bạn thoát khỏi những tình huống đáng tiếc sau này.
Điều quan trọng nhất là hãy nhớ rằng giao tiếp không phải là nói về bạn, về quan điểm của bạn, về vị trí hay hoàn cảnh của bạn, mà giao tiếp là giúp đỡ người khác bằng cách đáp ứng nhu cầu của họ, thấu hiểu những mối quan tâm của họ, và tạo giá trị cho cuộc sống họ. Thực hiện những điều này sẽ giúp bạn giảm đáng kể các vấn đề mà bạn đã gặp phải trong giao tiếp.