Office 12 thông minh

Microsoft vừa đại tu bộ phần mềm văn phòng và đưa ra bản thử nghiệm đầu tiên. Hầu hết những thay đổi trong phiên bản mới này làm hài lòng nhóm thử nghiệm.

Microsoft cho biết phiên bản tiếp theo của bộ phần mềm Office là đợt đại tu quan trọng nhất trong thập kỷ này thì chắc chắn đó không phải là một sản phẩm "tầm thường". Định dạng tập tin mới dựa trên chuẩn XML và giao diện được cách tân hoàn toàn đã tạo cho bộ phần mềm văn phòng đang độc chiếm thị trường này trở nên linh động và dễ sử dụng hơn bao giờ hết. Người dùng "kỳ cựu" dễ dàng nhận ra những điểm mới trong phiên bản này (tên mã là Office 12 và hiện chưa có tên chính thức) và có thể xem dó là những thay đổi đáng giá. Theo Microsoft, bản chính thức sẽ sớm xuất hiện trong năm nay.

Giao diện mới

Thậm chí trước khi bản thử nghiệm kỹ thuật được tung ra thì Microsoft đã khoác cho Office một bộ cánh mới, bỏ đi gần hết những trình đơn ngữ cảnh và thanh công cụ trong các ứng dụng của bộ phần mềm này. Thay vào đó, người dùng có được một bộ thẻ tab nằm phía trên giao diện mà Microsoft gọi đó là "ribbon". Thanh công cụ dạng đứng này sẽ hiển thị nhiều tính năng khác nhau có liên quan đến thẻ tab được chọn. Ví dụ, khi nhấn vào tab Write trong phần mềm Word, thanh ribbon sẽ hiển thị tùy chọn kiểu chữ, định dạng văn bản cũng như các nút nhấn quen thuộc như cắt (Cut), dán (Paste) và tính năng tìm kiếm/thay thế (Search/Replace) mà trước đây có ở trình đơn Edit. Tuy nhiên, nhiều tính năng vẫn còn được bố trí trong những trình đơn xuất hiện khi bạn nhấn chuột vào các dấu mũi tên xuống trên thanh ribbon hay cạnh nút File ở bên trái của thẻ tab.

Không giống với Windows XP ở việc cho phép người dùng đổi giao diện của trình đơn Start và cửa sổ Control Panel về giao diện của phiên bản Windows trước, Office 12 không hỗ trợ tùy chọn này. Điều này sẽ gây "khó chịu" cho nhiều người dùng vốn dĩ đã quen với giao diện Office cũ.

Định dạng tập tin mới

Tuy nhiên, điểm đáng chú ý nhất của Office 12 chính là Microsoft đã thay đổi định dạng tập tin mặc định bằng định dạng tập tin nén XML mới. Và để phân biệt, Microsoft thêm ký tự "x" vào phần mở rộng của tên tập tin cũ (ví dụ là .docx thay cho doc, .xlsx thay cho .xls...).

Các định dạng XML Office Open mới được cải tiến so với định dạng trước đây ở vài điểm. Trước hết, định dạng mới này nhỏ gọn hơn: khi lưu một tập tin Word 2003 sang định dạng .docx, kích thước tập tin giảm một nửa so với định dạng .doc trước đây. Và do định dạng Office XML được xây dựng dựa trên đồng thời định dạng XML và Zip nên các ứng dụng khác có thể dễ dàng đọc được chúng, thậm chí từ HĐH khác. Các phần mềm này đã được các nhà phát triển kết hợp các giản đồ XML của Microsoft (giản đồ XML hướng dẫn chi tiết cách lập trình để can thiệp vào tài liệu XML). Microsoft đã giới thiệu các phiên bản dự thảo của giản đồ này và cũng kiến nghị tổ chức ECMA International công nhận Office XML là chuẩn mở miễn phí.

Office 12 vẫn cho phép người dùng đọc/lưu tài liệu ở định dạng mặc định của Office 2000-2003 và đây cũng là lần đầu tiên hỗ trợ lưu tập tin ở định dạng PDF dạng chỉ đọc (read-only PDF). Ngoài ra, Microsoft cho biết sẽ cung cấp các tùy chọn bổ sung (extension) miễn phí cho người dùng Office 2000-2003 để họ có thể tạo, mở, chỉnh sửa và lưu tập tin ở định dạng Office XML. Theo đó, khi người dùng các phiên bản Office cũ cố gắng mở một tập tin Office XML sẽ được chuyển trực tiếp đến trang web của Microsoft để tải về tùy chọn bổ sung này.

Thành phần tập tin

Mỗi tập tin Office XML thực chất là một tập hợp nén của những thành phần trong tập tin (chẳng hạn như văn bản, định dạng tài liệu, chú thích và sửa đổi của người đọc) nên bạn có thể dễ dàng can thiệp vào những thuộc tính này bằng cách đổi phần mở rộng Office XML thành .zip, sau đó mở tập tin này bằng một tiện ích giải nén nào đó và gỡ bỏ hoặc thay thế các thành phần. Ví dụ, bạn có thể nhanh chóng hoán đổi một kiểu định dạng (bằng cách tạo mới hoặc chỉ đơn giản là chép kiểu định dạng từ một tài liệu XML Office khác) mà không làm ảnh hưởng đến nội dung văn bản.

Vài khiếm khuyết nhỏ

Trong thử nghiệm với phần mềm Word, PC World Mỹ nhận thấy ở lần đầu tiên sử dụng, người dùng dễ bị nhầm lẫn giữa các nút nhấn vì vị trí của chúng đã được sắp xếp lại: trong vài trường hợp, bạn phải nhấn chuột nhiều lần hơn để thực hiện được lệnh mong muốn mà trước đây có thể truy xuất nhanh từ thanh công cụ. May mắn thay, Microsoft vẫn giữ lại các phím tắt mặc định (như tổ hợp phím -S để lưu tập tin, F12 để thực hiện lệnh Save As) và một số tính năng mới hướng dẫn người dùng làm quen với giao diện mới.

Một tính năng quan trọng khác là khả năng xem trước các thay đổi. Khi bạn rê chuột qua một định dạng – ví dụ một kiểu chữ hay dạng văn bản trong thanh ribbon, thay đổi sẽ được hiển thị ngay trong tài liệu trước khi bạn chấp nhận định dạng đó. Tính năng tiết kiệm thời gian này có mặt tại tất cả các ứng dụng của bộ Office mới với nhiều tùy chọn khác nhau.

Tuy nhiên, do một thanh ribbon chiếm nhiều diện tích trên màn hình và không cho phép thu nhỏ kích thước nên bạn cần trang bị cho mình một màn hình có kích thước càng lớn càng tốt.

Một thay đổi đáng chú ý khác trong giao diện của Word là thanh công cụ Status ở phía dưới cửa sổ (hiển thị tổng số trang và thứ tự trang hiện thời) có thêm tính năng đếm số từ và cung cấp một thanh trượt giúp phóng to/thu nhỏ tài liệu.

Một tính năng hữu ích khác được bổ sung vào Word, Excel và PowerPoint là Document Inspector (nằm trong trình đơn File.Finish) có khả năng tìm những đoạn văn bản ẩn mà bạn không muốn người khác xem như các chú thích, tên người tạo tài liệu v.v... Tính năng Documents Inspector cũng cho phép bỏ bớt một hoặc tất cả những thành phần này.

Những cải tiến trong Excel 12 bao gồm mục giúp đỡ hiệu quả hơn cho người dùng mới, bảng tính rộng hơn (lên đến 1 triệu hàng và 16.000 cột) và thiết kế ô (cell) dễ sử dụng hơn.

Excel xuất sắc

Tính năng định dạng theo điều kiện của Excel cho phép bổ sung màu sắc và hiệu ứng cho bảng tính dựa trên nội dung của từng ô. Ví dụ, bạn có thể tạo sự thay đổi màu giống như trong nhiệt kế dựa vào giá trị của các ô dữ liệu.

Chức năng giúp đỡ lập công thức của Excel 12 cũng rất tiện: thay vì phải nhập chính xác tên công thức như trong phiên bản trước, với Excel 12, khi bắt đầu nhập công thức, một cửa sổ sẽ xuất hiện và hiển thị tất cả công thức có tên được bắt đầu bằng những kí tự đầu mà bạn vừa gõ với định nghĩa và giải thích riêng. Khi bạn tiếp tục nhập vào, Excel sẽ theo đó mà thu hẹp lại số lượng công thức tương ứng.

Thanh ribbon Sheet Tab của Excel cung cấp một thư viện các giao diện trang trí (visualization) mà bạn có thể áp dụng chỉ qua 2 động tác nhấn chuột. Cũng giống như trong Word, tính năng xem trước trực tiếp cho phép xem ngay lựa chọn của mình trước khi chính thức xác nhận chúng.

Cuối cùng là tính năng xem màn hình ở chế độ Page Layout giúp dễ dàng xem chính xác từng trang bảng tính sẽ được in ra giấy như thế nào và ngắt trang ở đâu. Ngoài ra, khi thêm một cột hoặc hàng vào bảng tính thì Excel 12 sẽ tự động áp dụng ngay định dạng hiện có của tài liệu vào những vùng vừa được bổ sung, điều mà các phiên bản Excel trước yêu cầu bạn phải thực hiện thủ công.

Powerpoint nhỏ gọn

Kích thước nhỏ gọn của tập tin của Office XML được thể hiện rõ ràng nhất trong PowerPoint 12. Một slide chứa một ảnh chụp và các hình đồ họa có dung lượng khoảng 5MB trong PowerPoint 2003 hiện chỉ còn 610KB (khoảng 0,6MB) trong định dạng mới .pptx.

Thanh Ribbon của PowerPoint 12 thiếu vài tính năng điều khiển so với các phiên bản trước. Ví dụ bằng cách nhấn vào Effects trong thanh ribbon Design, bạn có thể chuyển danh sách liệt kê sơ bộ các hiệu ứng sang một biểu đồ hợp lý hơn, và sau đó có thể nhanh chóng tô điểm biểu đồ này theo dạng hình ảnh 3D hoặc hiệu ứng bóng bằng cách sử dụng các tùy chọn khác trên cùng thanh ribbon đó. Với phiên bản PowerPoint trước đây, người dùng phải truy xuất qua nhiều cấp trình đơn để sử dụng các tùy chọn này.

Outlook cải tiến

Tuy nhiên, sự thống nhất về giao diện trong Office 12 không được thể hiện trong phần mềm Outlook. Bạn sẽ không tìm thấy thanh ribbon nào, mà chỉ là những trình đơn thả xuống như trước. Vậy đâu là điểm mới trong phiên bản Outlook này và thanh công cụ To-Do Bar có chức năng gì? Tương tự như thanh tác vụ trong Word 2003 hay Excel 2003, To-Do Bar xuất hiện ở phía phải màn hình và hiển thị những việc đang chờ bạn thực hiện và danh sách các cuộc hẹn.

Microsoft cho rằng khi bạn làm việc trên mạng "cộng tác" thì To-Do Bar sẽ hiển thị cuộc họp được phân công thông qua các ứng dụng như Access và OneNote. Bạn có thể điều chỉnh kích thước của cửa sổ, tuy nhiên điều này vẫn không thể làm cho giao diện Outlook gọn gàng hơn.

Chỉ khi nào bạn đánh dấu một công việc đã được hoàn thành, còn không Outlook vẫn giữ công việc đó trong To-Do Bar. Để định thời gian hoàn thành một công việc trong To-Do Bar, bạn chỉ việc kéo thả công việc đó vào cửa sổ lịch hiện hành (mặc định sẽ là 30 phút).

Outlook 12 cũng cho phép trao đổi thông tin lịch làm việc với người dùng khác qua e-mail; thậm chí bạn có thể sử dụng lịch hẹn của người dùng khác và áp dụng cho chính mình (lịch hẹn của mỗi người dùng được mã màu khắc nhau để dễ nhận biết). Ngoài ra, khả năng tìm kiếm của Outlook dường như được cải tiến khá nhiều so với các bản trước. Tuy nhiên, đáng tiếc là Outlook không có thanh ribbon tiện lợi mà "anh em" trong bộ Office 12 đều có.

Access dễ sử dụng

Đối với nhiều người dùng Office, Access – một chương trình cơ sở dữ liệu (CSDL) mạnh của Microsoft - luôn khó lĩnh hội nhất là nếu so với FileMaker Pro. Do vậy, Access 12 được bổ sung một số tính năng mới để người dùng dễ sử dụng hơn.

Các template được hiển thị rõ ràng ngay trên thanh ribbon, hướng dẫn người dùng mới thực hiện qua các bước tạo CSDL cho từng mục đích cụ thể, ví dụ theo dõi hoặc quản lý danh bạ liên lạc. Phiên bản Access mới cũng giúp dễ dàng hơn trong việc định dạng lại các báo cáo CSDL nhanh chóng: bạn có thể chỉnh sửa mỗi trường trong CSDL từ một cửa sổ, đây có thể xem là cải tiến chính. Ngoài ra, các công cụ truy vấn dữ liệu được đơn giản hóa giúp bạn trích xuất được thông tin cần thiết mà không phải học qua bất kỳ công thức nào.

Nhiều kỳ vọng

Giống với các phiên bản trước, Office 12 là một bộ công cụ khổng lồ và phần lớn người dùng sẽ không tài nào sử dụng hết tất cả tính năng được cung cấp. Nhìn chung, lối thiết kế mới và định dạng tập tin XML cải tiến là những điểm mạnh ở bộ phần mềm này dù người dùng không có được tùy chọn quay trở lại giao diện của bộ Office trước đây.

Nhưng dù sao chăng nữa, với nhiều tính năng mới được giới thiệu trong bản thử nghiệm Beta này thì Office 12 đã chứng tỏ sẽ là một bộ phần mềm văn phòng mạnh mẽ và hữu dụng hơn.

PC World Mỹ 2/2006