Tin học hóa hành chính công: Bắt đầu từ đâu?

“Tin học hóa hành chính công” là một chủ trương đúng, phù hợp với quy luật phát triển xã hội nhưng phải thừa nhận rằng chủ trương này sẽ rất khó khăn vì còn tồn tại một độ chênh về nhận thức, về cách xử lý công việc giữa các cấp, giữa các cơ quan với nhau. Để chủ trương này có cơ hội thành công nhiều hơn, trước hết phải thay đổi thủ tục hành chính, xác lập quy trình khoa học, hiệu quả, không nên quá chú trọng vào việc đầu tư hệ thống phần cứng như thời gian vừa qua. Có làm được như vậy, mới hy vọng thành công…

Nhiều người dân cho rằng, giấy tờ hôm nay được giải quyết nhanh hơn chính là nhờ vào những chiếc máy tính xuất hiện ngày càng nhiều ở những nơi giải quyết công việc cho dân, từ UBND xã phường cho đến các phòng công chứng...

Chỉ là bề mặt

Chưa được như mong muốn nhưng tốc độ giải quyết những yêu cầu của người dân, từ việc chứng thực lý lịch, đến giấy tờ mua bán nhà và hàng trăm thủ tục khác cần có của cuộc sống người dân giờ đây đã nhanh hơn. Tốc độ xử lý công việc nhanh hơn không phải nhờ vào chiếc máy tính mà là quy trình hành chính đã phần nào gọn hơn, đỡ rườm rà hơn.

Nhưng có cơ hội tìm hiểu chi tiết quy trình hoạt động của những người sử dụng máy tính tại các cơ quan hành chính mới thấy, chức năng hoạt động của máy tính hiện nay chỉ mới chiếm khoảng 10 % về thời gian, còn “tính năng” của máy cũng chỉ dừng lại ở những thao tác vô cùng đơn giản như gõ văn bản, nghe nhạc, xem phim và nhiều nhất vẫn là chơi... trò chơi điện tử. Phó chủ tịch UBND xã IaBlang (Chư Sê, Gia Lai) cho biết xã cũng sắm được hai chiếc máy tính, có máy in và kết nối Internet hẳn hoi nhưng chủ yếu là “gõ” báo cáo đủ loại để gửi cho cấp trên. Chức năng chính của máy là gõ văn bản, rồi in và cho người mang ra huyện để nộp.

Nhận xét về chuyện trang bị máy tính cho các cơ quan hành chính công hiện nay, một chuyên gia về công nghệ thông tin đưa ra nhận xét: “Công bằng mà nói, việc sắm máy cho các cơ quan hành chính, nhất là cấp phường xã, đã là một bước tiến. Ít nhất ở những nơi đó, cán bộ cũng còn biết máy tính là gì. Còn sử dụng như thế nào lại là chuyện khác. Tôi cho rằng, chỉ trừ một vài địa phương biết cách phát huy công năng và hiệu quả của chiếc máy tính, còn lại chỉ là chiếc máy đánh chữ không hơn không kém. Tin học hóa hành chính công như vậy là chưa đúng với khái niệm của nó.” Cũng theo chuyên gia này, với quan niệm còn nhiều chông chênh như vậy, quá trình tin học hóa hành chính công là quá trình cực kỳ khó trong điều kiện bộ máy hành chính còn nhiều yếu kém như hiện nay.

Bắt đầu từ đâu?

Qua quan niệm của các chuyên gia công nghệ thông tin, chúng tôi thấy rằng, khái niệm và cách hiểu về “tin học hóa hành chính công” của những chuyên gia được nhìn ở nhiều góc cạnh khác nhau dù rằng, đối với họ, chuyện trang bị máy móc chỉ là trang bị phương tiện để thực hiện chứ không phải là mục đích.

Ông Nguyễn Văn Thông, Trưởng phòng mạng của Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông Sài Gòn (SPT), nhìn thẳng vào vấn đề khi cho rằng, việc tin học hóa hành chính công là một trong những việc cần làm nhưng thời gian qua, những cơ quan có trách nhiệm chỉ lo đầu tư máy móc mà chưa quan tâm đến khả năng, năng lực và tư duy của đội ngũ nhân viên được thụ hưởng từ chương trình. Theo ông Thông, nếu đầu tư máy móc mà người sử dụng không hiểu biết sẽ gây ra sự lãng phí. Còn ông Nguyễn Chiến Thắng, Giám đốc điều hành Công ty Dịch vụ thanh toán mạng Paynet, nhìn ở góc độ khác. Ông cho rằng, để tin học hóa thành công, trước hết các cơ quan hành chính phải tái cấu trúc để tạo ra mô hình quản lý thống nhất giữa các đơn vị hành chính và các cơ quan bên ngoài hệ thống: doanh nghiệp, người dân... như là mô hình ERP của doanh nghiệp. Ông Thắng phân tích chi tiết thêm: “Nếu có được mô hình quản lý thống nhất, chúng ta mới mô tả, phân tích quy trình, sau đó viết phần mềm theo điều kiện thực tế, và chọn phương thức triển khai. Nếu làm được như vậy thì việc sử dụng những thiết bị hiện đại mới đem lại hiệu quả cho quá trình thay đổi ấy.”

Còn ông Lê Thành Chương, phụ trách nhóm sản phẩm viễn thông của Công ty Fimexco, nhìn ở góc độ xây dựng và hoàn thiện hệ thống được bắt đầu từ cơ sở. Quy trình này sẽ được triển khai theo kiểu vòng xoắn từ dưới lên trên. Sau khi cơ sở đồng bộ theo một mô hình thì mới tiếp tục ở cấp trên cũng theo hướng đồng bộ ở một phạm vi nào đó. Ông Chương giải thích: “Cấp phường có đồng bộ thì lên quận mới dễ quản lý. Và cứ như thế cho đến cấp cuối cùng... Để tin học hóa hành chính công thành công như mong ước, điều đầu tiên vẫn là xây dựng mô hình theo phạm vi nhất định tương đồng về điều kiện kinh tế, xã hội...”

Là một người đã từng làm nhiều năm trong một cơ quan hành chính, kỹ sư tin học La Thanh Cần cũng nêu quan điểm là cần xây dựng một mô hình quản lý trên cơ sở phát huy tối đa năng suất lao động của từng thành viên trong cơ quan. Có được mô hình này, việc trang bị phần cứng và phần mềm chỉ còn là khâu cuối cùng, nhiều tiền hoặc ít tiền thì sẽ “liệu cơm gắp mắm”.

Thời gian qua, có lẽ vì quá sốt ruột với sự chậm chạp của thủ tục hành chính mà nhiều cơ quan quản lý nghĩ rằng, chỉ cần có một phần mềm dùng chung và chiếc máy tính là giải quyết được nhiều việc. Thực tế cho thấy, khi triển khai những đề án liên quan đến công nghệ thông tin, những người thực hiện đề án đã bê nguyên xi những mô hình từ những nước đã phát triển. Một chuyên gia cho rằng, đó là sai lầm của quá trình “tin học hóa hành chính công”. Chuyên gia này cho rằng, để tiến trình thành công, trước hết cần xây dựng mô hình thông tin: nội dung nào cần báo cáo, ai thụ hưởng thông tin này, thụ hưởng như thế nào... Ông nói: “Ở một chừng mực nào đó, chúng ta phải biết cảm ơn những thất bại trước đây để nhận ra đâu là đúng, đâu là sai. Đừng quá kỳ vọng vào máy móc, quan trọng là chúng ta bắt máy móc hoạt động như thế nào, đó là kế hoạch tổ chức công việc của chúng ta. Tôi cho rằng, tiến trình tin học hóa hành chính công là việc làm cực kỳ khó. Cần có thời gian để triển khai. Nên làm thí điểm trước ở vài địa phương với nhiều cấp khác nhau. Sau đó mới triển khai rộng rãi.”

Ông Nguyễn Văn Hiền, Giám đốc iNet Solutions, đề xuất: “Nhà nước đưa ra bài toán, sau đó các nhà giải pháp đề xuất giải pháp hiệu quả nhất theo đúng quy trình làm việc hằng ngày của các đơn vị hành chính công, sau đó nhà nước lựa chọn.” Cũng theo ông Hiền, nếu triển khai tin học hóa hành chính công, nên khoán kinh phí thực hiện để các cấp cơ sở tìm giải pháp hay nhất nhưng tiết kiệm chi phí nhất.

Thiện Vũ